Vous ouvrez des créneaux, c'est tout
Dans l'agenda du bien, vous indiquez quand vous êtes disponible. Visites individuelles ou à la suite, à vous de voir.
- Un agenda pour tous vos biens.
- Abonnement à votre agenda habituel (Google, Outlook, Apple).
Visites de location
Vos visites se planifient toutes seules
Vous posez vos créneaux, les candidats choisissent le leur. Invitations, confirmations, déplacements, annulations et relances après visite partent sans vous, par SMS et par e-mail.
Le candidat réserve lui-même
Les candidats invités reçoivent leur lien et choisissent un créneau libre. Pas d'aller-retour pour trouver une heure qui convient.
- Invitation par SMS si vous avez le numéro, sinon par e-mail.
- Page de réservation à votre marque (forfaits Pro et Enterprise).
Imprévus gérés sans vous
Un créneau change ? Les candidats concernés sont prévenus. Un candidat annule ? Vous êtes alerté et la place se libère.
- Déplacement, ajout, annulation : messages automatiques.
- Alertes par e-mail et/ou SMS, réglées membre par membre.
Après la visite, chacun se positionne
Un message part tout seul : « maintenez-vous votre candidature ? ». Les réponses remontent dans le dossier.
- Vous savez qui reste en lice sans relancer.
- Les meilleurs dossiers partent au propriétaire.
Organiser des visites : là où partent les heures
Caler une visite de location ressemble à une formalité. En pratique, c'est une série d'échanges : proposer des horaires, attendre les réponses, confirmer, prévenir quand un créneau bouge, relancer ceux qui ne répondent pas, puis, après la visite, savoir qui veut vraiment le logement. Multiplié par une dizaine de candidats et plusieurs biens, ce va-et-vient prend facilement trois quarts d'heure par bien, sans compter les rendez-vous manqués.
Des créneaux ouverts, des candidats autonomes
Avec Documail, vous indiquez vos disponibilités une seule fois, dans l'agenda du bien. Les candidats que vous avez retenus reçoivent une invitation — par SMS quand vous avez leur numéro, sinon par e-mail — et réservent eux-mêmes un créneau libre. Personne n'attend de réponse : le candidat voit ce qui reste disponible et choisit.
Les imprévus ne vous reviennent plus
Si vous déplacez, ajoutez ou supprimez un créneau, les candidats concernés sont prévenus automatiquement. Si un candidat annule, vous recevez une alerte et le créneau redevient disponible pour les autres. Les alertes se règlent par membre de l'équipe (e-mail, SMS ou les deux) : chacun est prévenu de ce qui le concerne, sur les biens dont il s'occupe.
Après la visite : savoir qui se positionne
Une fois la visite passée, Documail demande aux candidats s'ils maintiennent leur candidature. Les réponses arrivent dans leur dossier : vous voyez immédiatement qui reste en lice, sans relance. Il ne reste qu'à comparer les dossiers classés par solvabilité et à transmettre les meilleurs au propriétaire.
Toutes les visites de tous vos biens se retrouvent dans un seul agenda, que vous pouvez afficher dans votre agenda habituel grâce à un lien d'abonnement. Pour le détail des messages envoyés aux candidats, voir la communication automatisée.
Questions fréquentes
Les visites avec Documail
Comment les candidats réservent-ils leur visite ?
Vous ouvrez des créneaux dans l'agenda du bien. Les candidats que vous invitez reçoivent un lien, par SMS ou par e-mail, et choisissent eux-mêmes leur créneau parmi ceux qui restent libres.
Que se passe-t-il si je déplace ou annule un créneau ?
Les candidats concernés sont prévenus automatiquement, par le même canal que leur invitation. Vous n'avez aucun message à écrire.
Suis-je prévenu quand un candidat annule ?
Oui. Vous recevez une notification, par e-mail, par SMS ou les deux selon vos réglages d'alertes, et le créneau se libère pour un autre candidat.
Puis-je voir mes visites dans mon propre agenda ?
Oui. L'agenda Documail regroupe les visites de tous vos biens, et un lien d'abonnement permet de les afficher dans votre agenda habituel (Google Agenda, Outlook, Apple Calendrier).
Que se passe-t-il après la visite ?
Un message part automatiquement aux candidats pour leur demander s'ils maintiennent leur candidature. Vous savez vite qui se positionne et vous transmettez les meilleurs dossiers au propriétaire.
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