Conditions Générales d'Utilisation

Les présentes conditions régissent l'accès et l'utilisation de la plateforme Documail, accessible à l'adresse app.documail.fr.

Dernière mise à jour : 1ᵉʳ juin 2026

1. Préambule — Mentions légales

La plateforme Documail (ci-après « Documail » ou le « Service ») est éditée par Mathis PASTEAU, entrepreneur individuel exerçant sous la dénomination commerciale « Documail », domicilié 4 allée des Marronniers, 94000 Créteil, France, immatriculé au Registre National des Entreprises (RNE) sous le numéro SIREN 824 224 083 (SIRET de l'établissement principal : 824 224 083 00025, code APE 6201Z — Programmation informatique). Non assujetti à la TVA en application de l'article 293 B du Code général des impôts (franchise en base de TVA). Ci-après l'« Éditeur ».

Directeur de la publication : Mathis PASTEAU, en qualité d'entrepreneur individuel.

Hébergement de l'infrastructure : Amazon Web Services EMEA SARL, 38 avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxembourg, téléphone : +352 27 86 12 25, infrastructure située en Union européenne (région eu-west-1, Irlande) pour le stockage des documents (S3) et l'envoi d'e-mails (SES).

Hébergement applicatif : IONOS SARL, 7 place de la Gare, BP 70109, 57201 Sarreguemines Cedex, France, téléphone : +33 9 70 80 89 11 — serveur VPS dédié sur lequel tournent les services applicatifs accessibles aux utilisateurs.

Contact éditeur : support@documail.fr. L'Éditeur, en sa qualité d'entrepreneur individuel exerçant à 100 % en ligne, ne diffuse pas de numéro de téléphone direct ; toute demande est traitée par e-mail dans les délais indiqués à l'article 18 des Conditions Générales de Vente.

2. Définitions

Les termes utilisés ci-après dans les présentes Conditions Générales d'Utilisation (ci-après « CGU ») ont la signification suivante :

• Utilisateur : toute personne physique majeure accédant au Service, à titre personnel ou pour le compte d'une personne morale.
• Compte : espace personnel rattaché à un Utilisateur, protégé par un identifiant et un mot de passe.
• Espace (ou « workspace ») : conteneur logique regroupant les dossiers et documents d'une entité (un professionnel ou une équipe).
• Forfait : niveau d'usage (gratuit ou payant) ouvrant droit à certaines fonctionnalités et plafonds, décrit sur la page Tarifs et dans les CGV.
• Document : tout fichier déposé, importé ou reçu par e-mail sur un Espace.
• Données : ensemble des informations chargées, produites ou extraites dans le cadre de l'utilisation du Service.
• IA : modules d'intelligence artificielle utilisés par le Service pour classer, renommer, extraire et rechercher dans les Documents.

3. Objet

Les présentes CGU ont pour objet de définir les conditions et modalités d'accès, d'inscription et d'utilisation du Service par tout Utilisateur, quel que soit le Forfait souscrit, dans un cadre exclusivement professionnel, y compris en phase de test ou de découverte.

Les conditions financières et particulières applicables aux Forfaits payants sont définies dans les Conditions Générales de Vente qui complètent les présentes CGU.

4. Acceptation des CGU

La création d'un Compte vaut acceptation pleine et entière des présentes CGU. L'Utilisateur reconnaît en avoir pris connaissance préalablement et accepté l'intégralité de leurs stipulations.

L'Utilisateur qui n'accepte pas tout ou partie des CGU doit renoncer à utiliser le Service.

5. Accès au Service

Le Service est accessible à toute personne physique majeure disposant d'une connexion Internet et d'un navigateur récent compatible avec les standards du web (Chrome, Firefox, Safari, Brave, Edge — dernières versions stables).

L'accès est continu, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, sous réserve des interruptions visées à l'article « Disponibilité et maintenance ».

Les frais de connexion (abonnement Internet, matériel, etc.) restent à la charge exclusive de l'Utilisateur.

6. Création et gestion du Compte

6.1 Création

L'Utilisateur crée son Compte en renseignant une adresse e-mail valide et en définissant un mot de passe d'au moins 12 caractères comportant une majuscule, une minuscule, un chiffre et un caractère spécial. La création déclenche l'envoi d'un e-mail de confirmation contenant un code à 6 chiffres.

L'Utilisateur garantit l'exactitude des informations fournies et s'engage à les mettre à jour en cas de changement.

Pouvoir du représentant. L'Utilisateur qui crée un Compte ou administre un Espace pour le compte d'une personne morale (société, association, cabinet, etc.) garantit à l'Éditeur qu'il dispose des pouvoirs nécessaires pour engager celle-ci au titre des présentes CGU et, le cas échéant, des CGV. À défaut, l'Utilisateur sera personnellement tenu des obligations souscrites.

6.2 Confidentialité des identifiants

L'Utilisateur est seul responsable de la confidentialité de son mot de passe et de toute action effectuée depuis son Compte. Tout accès non autorisé doit être signalé sans délai à support@documail.fr.

6.3 Authentification renforcée

Le Service propose une authentification à deux facteurs (e-mail ou application TOTP) que l'Utilisateur est invité à activer. Compte tenu de la nature des Documents traités (pièces d'identité, données fiscales, données de paie), l'Éditeur recommande fortement l'activation de la 2FA sur tout Compte et se réserve le droit de la rendre obligatoire pour les comptes Propriétaires d'Espace, les comptes Administrateurs, ainsi que pour les comptes accédant à des Documents particulièrement sensibles.

Le Propriétaire d'un Espace peut imposer la 2FA à l'ensemble des Utilisateurs invités. Certaines fonctionnalités d'administration requièrent en tout état de cause une authentification renforcée.

6.4 Multi-comptes par Espace

Les Forfaits Enterprise et Sur devis permettent d'inviter plusieurs utilisateurs sur un même Espace, avec différents rôles (Propriétaire, Administrateur, Contributeur, etc.). Le Propriétaire de l'Espace est responsable de la gestion des accès, des rôles et des permissions accordés aux Utilisateurs invités. Il lui appartient en particulier de supprimer sans délai les accès des personnes n'ayant plus vocation à utiliser le Service (départ d'un collaborateur, changement d'affectation, fin de mission). L'Éditeur ne saurait être tenu responsable d'un accès maintenu au-delà de ce que le Client aurait dû révoquer.

7. Description des services

Documail propose une plateforme de gestion documentaire pour professionnels. Le Service comprend notamment :

• La réception de documents par e-mail à une adresse unique attribuée à chaque dossier ;
• Le dépôt direct de fichiers par glisser-déposer depuis le navigateur ;
• La classification automatique des documents par type (carte d'identité, fiche de paie, avis d'imposition, etc.) ;
• L'extraction de champs (analyse avancée) pour peupler des fiches structurées ;
• La recherche IA dans le contenu des documents via l'assistant Lumi ;
• La gestion de modèles de pièces pour vérifier la complétude d'un dossier ;
• L'envoi de relances automatiques aux expéditeurs d'un dossier dont des pièces manquent ;
• La conservation des documents sur la durée du Forfait, avec téléchargement et archivage à tout moment.

Le détail des plafonds d'usage (nombre de documents organisés, analyses avancées, sièges, stockage, etc.) propre à chaque Forfait figure sur la page Tarifs.

8. Engagement et conduite de l'Utilisateur

L'Utilisateur s'engage à :

• Utiliser le Service conformément aux présentes CGU, aux lois et règlements en vigueur ;
• Ne pas charger de Documents dont il ne détient pas les droits ou l'autorisation expresse de traiter ;
• Ne pas charger de contenu illicite, diffamatoire, contrefaisant, portant atteinte à la vie privée ou à la dignité humaine, ou violant le secret professionnel ;
• Ne pas charger de logiciels malveillants (virus, vers, chevaux de Troie, rançongiciels, scripts visant l'altération du Service) ni de fichiers conçus pour exploiter une vulnérabilité du Service ou des systèmes des autres Utilisateurs ;
• Ne pas charger de Documents obtenus frauduleusement ou par usurpation de l'identité d'un tiers ;
• Ne pas charger de Documents relatifs à des mineurs en dehors d'un cadre légal autorisé (gestion RH d'une entreprise familiale, instruction d'un dossier social ou familial, etc.) et sans satisfaire aux obligations d'information et de consentement requises ;
• Ne pas charger de Documents couverts par un secret réglementé (secret défense, secret statistique, secret de l'instruction, secret médical opposable au Client) sans base légale appropriée ;
• Ne pas charger, sans accord préalable écrit de l'Éditeur, de Documents comportant des catégories particulières de données au sens de l'article 9 du RGPD (données révélant l'origine raciale ou ethnique, opinions politiques, convictions religieuses ou philosophiques, appartenance syndicale, données génétiques, données biométriques permettant d'identifier une personne, données de santé, données concernant la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle), des données relatives aux condamnations pénales et infractions au sens de l'article 10 du RGPD, ni le Numéro d'Inscription au Répertoire (NIR / numéro de sécurité sociale) en dehors des cas autorisés par le décret n° 2019-341 et la loi informatique et libertés ;
• Ne pas tenter de contourner les mesures techniques de protection, ni accéder à des Comptes ou Espaces qui ne lui appartiennent pas ;
• Ne pas utiliser le Service pour envoyer du spam, des e-mails non sollicités, ou pour toute campagne de prospection abusive via la fonctionnalité de relance ;
• Respecter les obligations qui lui incombent en sa qualité de responsable de traitement vis-à-vis des personnes concernées par les Documents qu'il dépose.

Tout manquement à ces engagements peut entraîner la suspension ou la résiliation du Compte dans les conditions prévues à l'article « Durée — Suspension — Résiliation ».

9. Propriété intellectuelle

9.1 Sur le Service

L'ensemble des éléments composant le Service (logiciels, interfaces, bases de données, identité visuelle, marques, logos, contenus rédactionnels et illustratifs) sont la propriété exclusive de l'Éditeur ou de ses ayants droit. Toute reproduction, représentation, modification ou exploitation sans autorisation préalable et écrite est strictement interdite.

L'Utilisateur bénéficie, pour la durée de son Compte, d'un droit d'utilisation non exclusif, non transférable et non sous-licenciable du Service, limité aux fonctionnalités et plafonds de son Forfait.

9.2 Sur les Documents

L'Utilisateur conserve l'intégralité de ses droits sur les Documents et Données qu'il dépose. Il concède à l'Éditeur, pour la stricte exécution du Service (stockage, classification, extraction, recherche, restitution), une licence non exclusive, non commerciale, limitée à la durée du Compte, sur les seuls éléments nécessaires à la fourniture des fonctionnalités souscrites.

Les Documents ne sont pas utilisés pour entraîner, affiner ou améliorer des modèles d'intelligence artificielle, que ce soit par l'Éditeur ou par ses sous-traitants IA. Aucune revente ni mise à disposition des Documents à des tiers n'est effectuée. Toute exception à ce principe ferait l'objet d'une prestation distincte encadrée par un accord écrit et exprès avec le Client.

10. Données personnelles

Le traitement des données personnelles dans le cadre du Service est conforme au Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 (« RGPD ») et à la loi informatique et libertés du 6 janvier 1978 modifiée. Les informations détaillées (finalités, bases légales, durées de conservation, destinataires, droits) sont décrites dans la Politique de confidentialité et, pour les données contenues dans les Documents du Client, dans l'Accord de sous-traitance RGPD (DPA).

Finalités du traitement : gestion du compte utilisateur, accès au Service et facturation, support, classification et analyse automatique des Documents par les fonctionnalités d'IA intégrées, journalisation pour la sécurité, envoi de notifications liées au Service.

Sous-traitants ultérieurs : Amazon Web Services EMEA SARL (stockage S3 et envoi d'e-mails SES, infrastructure UE), IONOS SARL (hébergement applicatif, France), Stripe Payments Europe Ltd. (paiements, Irlande), OpenAI Ireland Ltd / OpenAI L.L.C. (analyse IA des Documents). La liste à jour, avec le détail des données traitées et les garanties applicables, est publiée sur la page Sous-traitants.

L'Éditeur agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD pour le compte de l'Utilisateur (ou de l'entité qu'il représente), qui demeure responsable de traitement des Données chargées sur le Service.

Les données personnelles et Documents sont hébergés dans l'Union européenne (stockage S3 en région eu-west-1 Irlande, hébergement applicatif en France). Les traitements IA sont opérés par OpenAI Ireland Ltd (entité de traitement pour l'UE), avec un éventuel transfert vers OpenAI L.L.C. (États-Unis) encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne et la certification au EU-US Data Privacy Framework.

Entraînement de modèles : les Documents transmis ne sont jamais utilisés pour entraîner les modèles IA tiers ; les contrats avec les sous-traitants IA interdisent expressément l'utilisation des contenus à des fins d'entraînement.

Sécurité : les Données sont chiffrées en transit (TLS 1.2 minimum) et au repos. L'accès est restreint au strict nécessaire au fonctionnement du Service, journalisé et soumis à authentification forte côté Éditeur.

Conformément à la réglementation, l'Utilisateur dispose des droits d'accès, de rectification, d'effacement, d'opposition, de limitation et de portabilité de ses données. Ces droits peuvent être exercés à tout moment auprès de l'Éditeur à support@documail.fr. L'Utilisateur dispose également du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).

11. Disponibilité et maintenance

L'Éditeur met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité du Service 24/7. Le Service peut cependant être temporairement interrompu pour des opérations de maintenance, mises à jour ou en cas de force majeure.

L'Éditeur s'efforce d'effectuer ces opérations en dehors des heures ouvrées et de notifier l'Utilisateur au moins 24 heures avant toute opération planifiée d'une durée prévisible supérieure à une heure.

Les engagements de disponibilité chiffrés applicables aux Forfaits payants sont précisés dans les CGV.

12. Limitations de responsabilité

Le Service est fourni « en l'état ». L'Éditeur ne saurait être tenu responsable :

• Des dommages indirects, immatériels, perte de chance, perte de clientèle, manque à gagner ou atteinte à l'image ;
• Des conséquences d'erreurs ou d'omissions dans les classifications ou extractions automatiques opérées par les modules d'IA, qui sont fournies à titre d'aide à la décision et requièrent la validation humaine de l'Utilisateur ;
• De la perte ou de la divulgation de Documents résultant d'une faute de l'Utilisateur (mot de passe communiqué à un tiers, partage non autorisé, etc.) ;
• Des indisponibilités résultant des prestataires tiers (hébergeur, fournisseur de mail SES, services d'IA), au-delà des engagements souscrits par l'Éditeur auprès d'eux ;
• Des actes de tiers non autorisés (attaques, intrusions) malgré l'application par l'Éditeur des mesures de sécurité de l'état de l'art.

En tout état de cause, la responsabilité financière de l'Éditeur, toutes causes confondues, est limitée au montant payé par l'Utilisateur au titre des douze (12) mois précédant le fait générateur. Pour le Forfait Free, et plus généralement pour toute période durant laquelle aucune somme n'a été versée par l'Utilisateur, la responsabilité financière de l'Éditeur est par convention réputée nulle, le Service étant fourni à titre gracieux. Cette stipulation s'entend sous réserve des exceptions au plafond visées à l'alinéa suivant, qui demeurent applicables même au Forfait Free.

Exceptions au plafond. Le plafond visé à l'alinéa précédent ne s'applique pas (i) en cas de faute lourde ou dolosive de l'Éditeur, (ii) en cas d'atteinte intentionnelle à la confidentialité des Documents et Données, (iii) en cas de violation des droits de propriété intellectuelle de l'Utilisateur, (iv) en cas de manquement aux obligations de paiement incombant à l'Utilisateur, (v) en cas de dommages corporels, ni (vi) dans les autres cas où la loi interdit une telle limitation. Pour les obligations indemnitaires prévues par le RGPD, la responsabilité de chaque partie est appréciée selon les règles de répartition fixées à l'article 82 du RGPD.

13. Durée — Suspension — Résiliation

13.1 Durée

Les présentes CGU s'appliquent pendant toute la durée d'utilisation du Service par l'Utilisateur, à compter de la création du Compte jusqu'à sa suppression effective.

13.2 Suspension

En cas de manquement grave aux présentes CGU, et notamment en cas de contenu illicite, d'usage abusif des relances, d'atteinte aux droits de tiers ou de tentative de contournement des limitations techniques, l'Éditeur peut suspendre l'accès au Compte sans préavis, sous réserve de notification motivée à l'Utilisateur.

Suspension d'urgence pour motif de sécurité. En cas de risque grave ou imminent pour la sécurité du Service, des Données, d'un autre Utilisateur ou d'un tiers (compromission suspectée d'identifiants, exfiltration en cours, vecteur d'attaque actif), l'Éditeur peut suspendre immédiatement et sans notification préalable tout ou partie de l'accès, le temps strictement nécessaire au traitement du risque. L'Utilisateur est informé de la suspension et de ses motifs dans les meilleurs délais.

Conséquences d'une suspension. Pendant la durée d'une suspension (qu'elle soit ordinaire ou d'urgence) :

• L'accès au Compte et à l'Espace est bloqué ; les Documents ne sont ni détruits ni altérés.
• Les e-mails entrants destinés aux adresses de dossier de l'Espace continuent d'être acceptés et stockés en file d'attente. Leur traitement (analyse IA, classification, mise à disposition) reprend dès la levée de la suspension. L'Éditeur peut, en cas de suspension prolongée, refuser ou retarder l'acceptation des e-mails entrants pour préserver l'intégrité du Service ; les expéditeurs reçoivent dans ce cas un retour automatique.
• Les traitements automatiques en cours (analyse, classement, indexation, génération de réponses) sont interrompus et ne reprennent qu'après la levée de la suspension.
• Les relances automatisées et l'envoi d'e-mails depuis le Service (accusés, relances, exports) sont suspendus pendant toute la durée de la mesure.
• La facturation n'est pas suspendue sauf accord exprès de l'Éditeur ; un avoir peut être consenti au cas par cas lorsque la suspension est due à une défaillance imputable à l'Éditeur.

13.3 Résiliation à l'initiative de l'Utilisateur

L'Utilisateur peut à tout moment supprimer son Compte depuis ses réglages. Cette action entraîne, à l'issue d'un délai raisonnable (30 jours), la suppression définitive de l'ensemble des Documents et Données associés, sauf obligation légale de conservation.

13.4 Résiliation à l'initiative de l'Éditeur

L'Éditeur peut résilier le Compte d'un Utilisateur à tout moment, avec un préavis de 30 jours notifié par e-mail, en cas de manquement persistant aux CGU, de non-paiement d'un Forfait payant, ou d'arrêt définitif du Service.

14. Modifications des CGU

L'Éditeur se réserve le droit de modifier les présentes CGU à tout moment pour les adapter aux évolutions du Service ou de la réglementation. L'Utilisateur sera informé des modifications par e-mail et/ou via une bannière sur le Service au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur.

À défaut d'opposition manifestée avant l'entrée en vigueur des nouvelles CGU, l'Utilisateur est réputé les avoir acceptées. À défaut d'acceptation, l'Utilisateur peut résilier son Compte sans frais ni préavis.

15. Usage sensible des Documents

L'Utilisateur reconnaît que certains usages du Service peuvent impliquer le traitement de Documents hautement confidentiels ou sensibles, notamment pièces d'identité, données financières et fiscales, données RH (fiches de paie, contrats de travail, dossiers disciplinaires), données relatives à des mineurs ou à des personnes vulnérables. L'Utilisateur s'engage à :

• réaliser préalablement toute analyse requise par la réglementation applicable, notamment une analyse d'impact relative à la protection des données (AIPD) lorsque celle-ci est nécessaire au sens de l'article 35 du RGPD ;
• ne pas utiliser le Service pour traiter des catégories particulières de données au sens des articles 9 et 10 du RGPD sans accord écrit préalable de l'Éditeur (cf. article 8) ;
• informer les personnes concernées de l'usage de Documail comme sous-traitant et, le cas échéant, des transferts techniques hors UE encadrés par le DPA.

Documail met à disposition une trame d'AIPD sur la page Aide AIPD à titre de support documentaire, sans se substituer à l'analyse propre de l'Utilisateur.

16. Professions réglementées

Lorsque l'Utilisateur exerce une profession réglementée ou soumise à un secret professionnel (notamment avocats, notaires, experts-comptables, professionnels de santé, intermédiaires en assurance, professionnels du chiffre, mandataires judiciaires), il lui appartient de vérifier que l'usage du Service est compatible avec ses obligations déontologiques, professionnelles et réglementaires (notamment règles de l'ordre, RIN, articles du Code de la santé publique, Code monétaire et financier, Code de déontologie applicable).

L'Éditeur fournit sur demande raisonnable à support@documail.fr les éléments techniques et contractuels utiles à cette vérification (annexe sécurité, DPA, configuration IA, liste des sous-traitants), sans se substituer à l'Utilisateur dans cette analyse ni garantir la compatibilité du Service avec un cadre déontologique particulier.

17. Loi applicable — Litiges

Les présentes CGU sont régies par le droit français.

En cas de litige relatif à leur interprétation ou exécution, les parties s'efforceront de trouver une solution amiable par échange à support@documail.fr.

À défaut de résolution amiable, et sauf disposition légale impérative contraire, tout litige sera soumis à la compétence exclusive des tribunaux du ressort de la Cour d'appel de Paris. Le Service étant destiné aux Utilisateurs professionnels (cf. CGV), aucune compétence consumériste n'est applicable.